轻松 使您的Word文本文档安全系数高

　　对于计算机用户来说，文本编辑是非常必要的。出于保密标准，人们往往需要保护自己的文本文档。这里提到的“维护”有两层含义。首先，确保文本文档中的数据不会被其他未经授权的用户看到；二是防止宏病毒、操作错误等原因造成文档损坏，确保文本文档的完整性。现在笔者就以多年文本编辑积累的经验，谈谈在Word中维护文档的方式和对策。

　　隐藏文本文档记录

　　当我们打开Word时，我们会先看到什么？只要通过鼠标单击“文档”菜单栏，默认情况下就会列出最近使用的四个文档。在这种情况下，每个人打开的文件都会完全暴露出来，不用搜索也很容易被别人发现。由于信息保密的必要性，我们往往不希望对方看到我们最近编写的文档。我们需要达到这个目的。我们只需要在“特殊工具/选项”的“基本”菜单栏中删除“列出近期常用文档”的选项（图1）。

　　当然，这还不够。一般来说，Windows“渐进”界面中的“文本文档”菜单栏将写下客户最近浏览的所有文档，并及时消除敏感内容。您可以点击任务栏图标中的鼠标，选择特征，打开“任务栏图标和菜单栏”对话框，点击“高端”“消除”按钮。但是，频繁消除太麻烦了。再说，有时候忘记消除该怎么办，有没有一劳永逸的办法？我们通过修改注册表来实现。

　　HKEY__CURRENT_usersoftwaremicrosoftwindowscurentversionpoliesexplorer分支下新建一个名称“NoRecentDocsHistory“DWord值，将其健值设为1，可使“文本文档”菜单栏内的内容不再改变。或者在相关支系下新建一个名字NoRecentDocsMenu二进制值，并将其健值设为“01” 00 00 重启后，“文本文档”菜单栏将在“逐渐”界面中消退。

　　避开别人的视野

　　现在我们可以开始安全地编辑文件了，但是公司的办公室很繁忙。我们不希望别人看到我们在编辑文本文件。我们该怎么办？如果您直接关闭Word，您需要重新打开编辑文本文档。对于添加了“无法显示最近浏览文档”的用户，如果文件目录很深，他们会感到困惑。其实有一个简单的方法:可以先用“Ctrl＋A“选择整篇文章，然后更改菜单栏中的“字体风格”按钮，将文本设置为白色。如果过程太多，可以自己拍一个宏命令:选择“专用工具/宏/拍新宏”指令，在弹出的对话框中键入宏名，按下将宏特定到计算机键盘的按钮，在弹出的对话框中特别执行这个宏使用的快捷键组成(注:可以随意选择，但不要和已经有快捷键组成矛盾)。他们离开后，我们将按住Ctrl＋Z键盘快捷键就够了。

　　为文本文档设置密码

　　长时间的文本输入工作已经顺利完成。如果您不希望未经授权的用户保存文件，您应该设置密码。打开“文档/另存”选择窗口中“专用工具”按钮中的“基本选择项”，在登录密码栏中输入支付密码，确定输入后即可。这里需要指出的是，Word为文档加密带来了两种登录密码，打开权限登录密码，限制未经授权的客户打开文档；修改权限登录密码，限制未经授权的消费者更改文本文档。未修改权限密码的客户只能通过编写保护方法打开文档。这些密码是独立的，可以根据自己的需要设置。密码的大长度为15个字符，并区分字母大小写。此外，选择“最好通过写保护方法打开文档”的选项，以便建议用户在打开文本文档之前通过写保护方法打开提示。如果我们选择“否”并拒绝接受建议，文本文档仍然以基本方法打开。你必须友好地提醒你，不要认为添加登录密码是可以的。对于大多数破译Office文本文档密码的手机软件来说，Office文本文档登录密码的长度太短或更有规律可以说是脆弱的。因此，我们需要更加关注真正想要加密的关键文本文档。最好使用数据、字母大小写混合和数据加密。

　　数据加密后的小对策

　　即使文本文档已经进行了数据加密和维护，我只是想移动鼠标，我仍然可以关注你的文本文档的一些内容。右击文本文档，在弹出框中选择“特征”，从“引言”菜单栏文章的标题选项中可以看到文档的部分文本内容。原因是什么？

　　原来很多人喜欢在写新文档之前直接输入文章正文，然后给文档起标题。这样，Word就会自动保留文本的前几十个字作为文本文档的引言信息内容。但是，为了更好地保护自己的隐私，我们应该保持先输入标题或立即手动更改关键字的习惯。如果你不想让人们知道你的一些客户信息，你也应该在“特殊工具/选项”中的“客户信息”菜单栏中做一些改变，包括“用户名”、“缩写姓名”、“通讯地址”等。

　　安全审查方便

　　通过上述方法处理文本文档，可以说基本上是非常安全的。然而，在进行文本文档后，您仍然需要将其提交给他人进行审查。使用“特殊工具/维护文本文档”指令可以保护原文本文档。这样，其他人在文本文档原图上所做的改动就是通过修改标志或注释标志来写下来的。另一种方法是利用“版本号”的功能，选择“文档/单独存储”，点击“专用工具”按钮中的“存储版本号”，然后在“文档”界面中选择“版本号”指令，在弹出对话框中选择所需的旧版本进行查看和处理。

　　宏病毒预防

　　Word提供了对宏病毒的警告维护，用户可以选择“专用工具/宏/安全系数”指令，并在弹出窗口(图3)中添加各种安全等级。建议将Word设置为“高”或“中”，使Word严禁不可靠的word里宏运行，或在运行前发出警告，让用户选择是否运行。但是有些手机软件可能会强迫你把它设定为“低”。此外，我们需要提醒您，Word只能在一定程度上防止红色病毒而不能消毒。因此，为了真正避免红色病毒，我们必须使用杀毒软件。

　　在紧急情况下维护文本文档

　　有时由于紧急情况(如关闭电源、卡死)导致文本文档无法存储，是不是说要做的一切都付诸东流？我们应该尽量利用Word提供的“自动备份”功能，在“专用工具/选项”中的“存储”菜单栏中设置“自动备份间隔”。不要把这个间隔设置得太短，否则频繁存储会消耗时间，损坏电脑硬盘。设置后，在上述情况下，Word的自我恢复功能将在下次使用Word时自动打开恢复数据。恢复数据包含了最后一个自动备份功能对文本文档的更改。如果Word没有自动打开恢复数据，我们可以手动打开它。修复文件的后缀称为asd，其方式在“专用工具/选择项”中的“文件路径”菜单栏中搜索。

　　Word还提供文本文档备份数据的效果。在“专用工具/选项”中选择“存储”菜单栏中的“存储备份数据”选项。同时，Word将自动保留备份数据文本文档。一般来说，备份数据文本文档应以wbk作为文件后缀。